間違ったレイアウトで会議をしていませんか？
2020.02.17
安保ホールの安保康男です。
昨日は一日中雨でしたが、今日は雨も止んで会議日和ですね。
まあ、安保ホールは名古屋駅から地下街を通れば、ほとんど雨に濡れずにたどり着けますけどね。
ところで、あなたは会議をするときに、どんなレイアウトで会議をしていますか？
会議室のレイアウトにはいくつかの種類があります。会議の内容に適さないレイアウトで会議を行うと、プレゼンテーションが見えにくかったり、発言者の顔が見えなかったり、会議中に席を移動せざるをえなかったりして、集中できなくなってしまいます。
今日は安保ホールの会議室の図面を使って、代表的な形式を８つ載せましたので、見ていきましょう。
これはスクール形式と呼ばれています。学校のように机が並んでいて、みんなが前を向いています。下の中央の四角は演壇の上に演台が乗っているのを表しています。演壇はステージ、演台は司会台と呼ばれることもあります。右下のみんなの方を向いている席は講師席と呼ばれています。液晶プロジェクターで中央のスクリーンにスライドを移すときは、演台は横に移動したほうが良いですね。講演会、セミナー、研修、試験に適したレイアウトです。あっ、試験の時は席を1名掛けや2名掛けに減らしておかないと、隣の人の回答が丸見えですよ。
これはロの字型と呼ばれています。机を四角く並べて、上から見ると「ロ」の字に見えるから、こう呼ばれています。お互いの顔がよく見えるので、みんなで議論をするときに適したレイアウトです。ロの字型なら、発言者の顔が見えますね。もちろん会議に適したレイアウトです。
これはロの字型の変形でコの字型と呼ばれています。会議でお互いの顔がよく見えるようにしたいけど、液晶プロジェクターも使用したい場合にスクリーン側の席を取ってしまいます。ロの字型では、スクリーンの前の席の方は後ろを振り返らないとスクリーンが見えませんからね。ロの字型のまま、スクリーンの前には誰も座らないという方法もありますが、コの字型のほうがすっきりしていますね。
これは島型と呼ばれています。アイランド型、ブロック型と呼ぶ方もいます。図のように机3本でT字の島型にしたり、机2本を向かい合わせにしただけの島型があります。会議室のスタッフにはT字の島型、机2本の島型と言えば通じます。少人数で議論や課題をしつつ、全体としては同時に進行していくような研修に向いています。
これはシアター形式と呼ばれています。映画館のようにイスだけが並んでいます。机がない分、より多くの人を収容可能です。講演会、セミナーに向いています。椅子を詰めればスクール形式の比ではないぐらい多くの人を収容できますが、調子に乗って入れすぎると、クーラーの能力が足りなくなって、暑くてしんどいセミナーになってしまいますので、ほどほどに。ちなみに安保ホールのエアコンの能力は十分に足りるようにしてあります。
これは対面形式と呼ばれています。固定の大型の机を挟んでお互いに向き合って着席します。ロの字と同様の使い方ができます。机の中央にコンセントや有線LANアダプターがあるので、足元はすっきりしています。小規模の社内会議、セミナー、面接、BtoB・BtoCの打ち合わせ、お弁当を食べながらの歓談などに向いています。
これはどういうときに使いうと思いますか？セミナーではありませんよ！できなくはないですが、、、これは1対1の面接を行うときにこのようにレイアウトします。先ほどの対面形式のお部屋でも面接はできますが、面接官と受験者の距離を取りたいときに便利です。距離が近いと、何をメモしているか、受験者に見えてしまいますからね。
机とイスを増やせば、集団面接もできます。大規模な面接になると思うので、受験者の控室が用意できるといいと思います。
ここに紹介した以外にも、派生型やあっと驚くような形もあります。僕もお客様のご要望を聞いてCADでレイアウトを作るときがありますが、無事に会議が終了して喜ばれるとうれしいです。逆に驚くようなレイアウトをご指示いただくこともあります。安保ホールは大体、対応できますので、お気軽にスタッフにお申し付け下さい。