効果的な会議の進め方
2023.08.25
代表取締役の安保です。
コロナウイルス感染症が5類になって以降、非常に多くのお客様がリアル会議に戻って参りましたので、効果的な会議の進め方について共有したいと思います。
効果的な会議を進めるためには、計画的な準備と適切な進行が必要です。以下に、効果的な会議の進め方に関するいくつかのポイントをご紹介します。
アジェンダの作成:
会議の目的と議題を明確にしたアジェンダ（議題リスト）を作成しましょう。アジェンダは会議の方向性を示し、参加者が議論の焦点を把握できるようにします。
参加者の事前情報提供:
アジェンダや関連資料を事前に参加者に送付しておくことで、会議中の議論がスムーズに進むようになります。参加者が準備をして会議に臨むことが重要です。
時間管理:
各議題に対して予め設定した時間を守ることが大切です。議論が長引く場合は、ファシリテーターや議長が適切なタイミングで議題を進めるように調整しましょう。
ファシリテーターの指名:
会議の進行をリードするファシリテーターを指名します。ファシリテーターは議論の誘導や進行管理を行い、円滑なコミュニケーションをサポートします。
全員の参加を促す:
参加者全員に発言の機会を与えることで、多様な意見や視点を得ることができます。タイムキーパーを設けて、議論が均等に分配されるようにします。
アクティブリスニング:
参加者が発言する際には、アクティブリスニングを心がけましょう。相手の発言に対して尊重と共感を示し、質問や意見を交換します。
議事録の作成:
会議の内容や結論をまとめた議事録を作成します。議事録は参加者全員に共有し、次回の会議や行動計画のための資料として活用します。
アクションアイテムの確認:
会議の最後に、議論した内容に基づいて具体的なアクションアイテムや次のステップを確認しましょう。誰が何を担当するかを明確にします。
フィードバックの収集:
参加者の意見や感想を収集し、今後の改善点を把握することが大切です。フィードバックを元に会議の質を向上させる努力を行いましょう。
効果的な会議の進め方は、計画、コミュニケーション、適切なファシリテーションなどの要素にかかっています。
参加者全員が協力し合い、効果的な意思決定と協力を実現することが目指すべき方向です。